Akten und Fakten Die besten 8 Gründe Leistungen Die Lager Datenschutz Abläufe
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Akten und Fakten
Erst sind es Zahlen und Fakten. Dann Akten. Dann wichtige Meter in Regalen. Dann irgendwann Pflichten.

Wir krempeln die Ärmel hoch, befreien Sie von allen Arbeiten und Aufgaben, die Aktenaufbewahrung bedeutet.
Mit ausgereiften Prozessen und Services, die branchenweit einen Standard markieren.
Mit einer selbst entwickelten Software - übrigens der ersten überhaupt, die eine Suche in Echtzeit
wahr werden lässt und jedes Dateiformat von Listen einbindet.
Und mit einer Einlagerung, die auch frei ist von Kartonagen und so den Zugriff beschleunigt.

Akten sind mehr als nur Ordner. Jedenfalls, wenn man Einlagerung persönlich nimmt.
Vielleicht sehen Akten alle gleich aus. Für uns kein Grund, sie nicht individuell zu behandeln.
Darum begleitet Sie über alle Phasen der Akteneinlagerung ein persönlicher Ansprechpartner.
Qualifizierte, permanent auf dem neusten Stand ausgebildete Mitarbeiter garantieren Sorgfalt,
schnelle Reaktions-, Liefer- und Abholzeiten.

Und immer die Lösung, die Ihnen das Aktenmanagement erleichtert.
Die besten 8 Gründe
So viele gute Gründe. Hier die 8 besten.

1. Akten sind für uns nicht einfach Akten. Sondern Gäste.
Sie bekommen den besten Service. Ein persönlicher Ansprechpartner regelt alles zu Ihrer Zufriedenheit.
Und wenn wir „alles“ sagen, meinen wir „alles“.

2. Frei von Akten. Frei von Belastungen.
Akten zu verwalten kostet Ihre Zeit, Ihren Raum, bindet Ihr Personal.
Eine zusätzliche Belastung. Auszulagern rechnet sich schneller als viele denken.

3. Die Akten weg. Volle Kontrolle da.
Vergessen Sie manuelles Suchen, lästiges Ordnerwälzen. Sie haben Online-Zugriff in Echtzeit.
Sogar die gesamte Historie von Akten, inklusive der Verantwortlichen, ist jederzeit nachvollziehbar.

4. Verfügbarkeit jetzt. Und zu jeder Zeit.
Nur 120 Minuten und Ihre Akten sind auf Wunsch auf Ihrem Schreibtisch.
An 365 Tagen im Jahr, rund um die Uhr, versteht sich.

5. Die eigene Software. Mehr Möglichkeiten.
Suchen in Echtzeit, jedes Dateiformat einbinden.
Frei von Lizenzgebühren, die häufig als versteckte Kosten auftreten und einen Strich durch eine für Sie günstige Rechnung machen.

6. Frei von Umkartons besser gelagert.
Anders als herkömmlich wird auch frei von Kartons eingelagert.
Eine Sorgfalt, die sich lohnt, weil Prozesse schneller und zuverlässiger laufen.
Das spart am Ende Zeit und Geld.

7. Sicher planen. Und langfristiger.
Langfristige, generationenübergreifende Regelungen. Die garantierte Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften.
Kosten, die klar und berechenbar sind - ohne Überraschungen. Im Familienunternehmen geht das.

8. Ganz bei der Sache. Oder gar nicht.
Ihre Akten sind uns wichtig. Und das Vertrauen, das Sie in uns setzen.
Darum erleben Sie ausschließlich festangestellte Mitarbeiter mit überdurchschnittlich langer Betriebszugehörigkeit und einer top Ausbildung.
Leistungen
Deckel zu, Akte adé. Sorgen passé.
Akten selber aufzubewahren macht Sie nicht erfolgreicher.
Akten einlagern dagegen flexibel und frei.

Mit diesen Leistungen:

Startklar: Die Registrierung.
Mit fortlaufendem Barcode werden sämtliche Akten registriert. Bereits bei der Abholung vor Ort, wenn Sie möchten.
Sie wünschen eine Liste dazu? Gerne. Diese kommt pünktlich in nur drei Tagen.

Neuer Freiraum: Die Abholung.
Stellen Sie Ihre Uhr nach der Zeitansage. Oder unserem Lieferservice.
Sie erkennen ihn schon von Weitem am schicken Blau. Und daran, dass er niemals unerfüllte Wünsche zurücklässt.

Voller Durchblick: Das Scannen.
Durch Wände kann man nicht schauen. Aber durch Aktendeckel.
Jedenfalls nach unserem Scanservice.

In besten Händen: Die Einlagerung.
Papier ist geduldig. Wir sind seit Generationen darauf eingestellt mit optimal entwickelten Prozessen und modernen Lagern.
Denn Akten sind für uns mehr als nur Ordner.

Allzeit bereit: Der 24-Stunden-Service.
Gutes Wetter, Freizeit, Geld: Leider ist nicht alles jederzeit so verfügbar wie Ihre Akten bei uns.
Rund um die Uhr, jeden einzelnen Tag im Jahr.

Alles in Ordnung: Vor-Ort-Pflege und -Aufbau.
Ihre Ordner bleiben vor Ort? Dann kommt die dazu passende Ordnung eben zu Ihnen.
Wir unterstützen Sie bei der gesamten Sichtung und Verwaltung und bringen System in die Regale.

Vergessen Sie‘s: Auflösung und Vernichtung.
Nur eines ist besser als zu wissen, dass Ihre Akten auch über Jahrzehnte sicher eingelagert sind:
Sie aus den Gedanken und der Verantwortung zu streichen.
Auch das übernehmen wir gerne für Sie. Höchst persönlich, wie immer.
Die Lager
Vielleicht sind es nur ein paar Meter, die Sie für Ihre Akten benötigen.
Oder bis zu 20 Aktenkilometer.

Wir haben den passenden Platz in einem unserer nach modernsten Sicherheitsstandards ausgestatteten Lagern.
Auf rund 13.500 qm sind hier im Durchschnitt von 10 bis über 350.000 Dokumenten pro Kunden gelagert.

Das entspricht über 1.400.000 Datensätzen.

Und wenn die Ordner nicht zu uns kommen, kommt unsere Ordnung eben zu unseren Kunden:
In deren Lagern kümmern wir uns zusätzlich um weitere rund 10.000 laufende Aktenmeter mit etwa 120.000 Datensätzen.
Datenschutz
Jemanden zu wissen, der immer für Sie da ist, ist der beste Schutz für Ihre Akten.

Verlassen Sie sich dazu auf modernste Sicherheitstechnik in unseren Lagern.
Mit Videoüberwachung, Bewegungs- und Brandmeldern,
elektronischen Zugangskontrollen und vielem mehr.
Oder auf ausschließlich festangestellte Mitarbeiter, die nach dem Bundesdatenschutzgesetz
§ 5 auf das Datengeheimnis verpflichtet sind
und fest zugewiesene Handynummern und Mitarbeiterausweise tragen.

Die Daten der EDV werden täglich gesichert und an unabhängigen Orten gelagert.
Unsere Fahrzeuge sind mit GPS-Ortung, Alarmanlage und automatischer Verriegelung ausgestattet.

Kurz:
Alles, was nach dem heutigen Stand der Erkenntnisse möglich ist, um Ihre Dokumente zu schützen, wird auch getan.
Das sieht übrigens auch der TÜV so und zertifiziert die Akteneinlagerung Weilhammer bereits seit 1998 nach DIN EN ISO 9001.
Und 2015 vom Regierungspräsidium Darmstadt gem. §§ 20b und 20c Arzneimittelgesetz erfolgreich geprüft zur
"Guten fachlichen Praxis" für die Archivierung von relevanten Unterlagen.
Abläufe
Am Ende sind Ihre Akten, alle Aufgaben und Sorgen verschwunden.
Was steht am Anfang? Was geschieht dazwischen?
So in etwa könnte der Ablauf der Einlagerung bei Ihnen aussehen:

Der Plan für den Erfolg: Analyse und Beratung.
Akten sehen vielleicht alle gleich aus. Doch jede Akteneinlagerung ist anders.
Was für Sie am besten ist und sich rechnet, finden wir heraus.
Denn wir definieren Ist- und Soll-Zustand und beginnen mit einer Planung, die genau zu Ihren Wünschen passt.
Danach ist klar, wie das unternehmenseigene Aktenarchiv aussehen soll und was besser ausgelagert wird.

Los geht‘s: Die Abholung.
Nur eine kurze Nachricht von Ihnen zu Menge und Art der Ordner und unser Lieferservice ist auch schon da.
Wenn Sie es wünschen, werden gleich vor Ort Barcodes angebracht.
Dann geht‘s in eines der modernen Lager.
Das Protokoll zur Einlagerung hält alles penibel fest.
Und nach abgeschlossener Registrierung bekommen Sie eine übersichtliche Excelliste.
Damit ist später eine schnelle Rücklieferung in nur zwei Stunden möglich.

Aussen hui, innen auch: Die Pflege der Datenbank.
Mit Barcodes und Excellisten werden sämtliche Akten und die dazu gespeicherten Daten identifiziert, abgeglichen und gespeichert.
Änderungen in der Datenbank übernehmen wir für Sie.
Das Ergebnis: Ordnung, Transparenz und entspannte Gelassenheit.

In nur 24 Stunden: Die Rücklieferung.
Weihnachten, Ostern, an Wochenenden und auch sonst jeden Tag im Jahr: Wir sind da.
Rund um die Uhr.
Und garantieren eine Rücklieferung an Werktagen innerhalb maximal 24 Stunden von bis zu 40 laufenden Metern (also rund 480 Ordner).

Zeit ist eben doch relativ: Die Eil-Rücklieferung.
Es ist 03:00 Uhr morgens und Sie brauchen nichts dringender als Details aus Ihren Akten?
Machen Sie sich noch einen Kaffee, rufen Sie unsere Hotline an und in nur zwei Stunden sind Ihre Ordner bei Ihnen.
Garantiert. Übrigens auch tagsüber.

Hin und weg: Die Rückholung.
Mit den Daten aus Ihren Ordnern ist alles gut geworden.
Also haben die ihren Dienst getan und unser beginnt wieder: Nur eine kurze Nachricht und Ihr Büroraum wird wieder aktenfrei.
Digitalisierung
Digitalisierung Ihrer Akten

Wir bieten Ihnen den Komplettservice rund um Ihre Akte und helfen Ihnen auf dem Weg zum „papierlosen Büro“ sowie bei der Beseitigung von Aktenbergen.
Wir digitalisieren Ihre Akten bis zum DIN A3-Format. Zum Einsatz kommen hochwertige Kodak Scanner, die mit 600dpi Auflösung eine entsprechend hohe Bild-Qualität liefern.
Nach der Aktendigitalisierung werden die Daten Ihren Wünschen entsprechend aufbereitet und für Sie bereitgestellt,
damit sie in vorhandene Dokumentenmanagementsysteme (DMS) integriert werden können.
Das Ganze im Standard als PDF-A (weitere Formate auf Anfrage) mit Durchsuchbarkeit durch automatische Volltextanalyse (OCR) und optional auch mit Indexierung
(Verschlagwortung) - ganz auf Ihre Anforderungen abgestimmt.
Die Speicherung der Daten erfolgt auf M-Disc* oder auf Festplatte (eigene oder durch uns bezogen).
Eine Übermittlung der Daten per E-Mail und/oder an Ihren eigenen Server ist nach Rücksprache ebenfalls möglich.
Zusätzlich bieten wir die Übernahme der digitalisierten Unterlagen in der MagentaCLOUD der Telekom.
Diese ist nach DIN ISO 27001 zertifiziert und erzielte gute, in der Sicherheit sehr gute Testergebnisse.

Unter Berücksichtigung des Datenschutzes bieten wir Ihnen die dazugehörigen Vorarbeiten (Entkernen des Ordners – Entklammern, Ausheften, Kleinbelege vorbereiten, etc.)
und ggf. auch das Zurücksortieren der Unterlagen in den Ordner oder als Lose-Blatt-Ablage in Archiv-Sicherheitsboxen.

Im Anschluss an die Digitalisierung bieten wir Ihnen an, die Akten bei uns einzulagern oder diese wieder sicher an Sie zurückzuliefern.
Nicht mehr benötigte oder Akten deren Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist können wir nach Ihrer schriftlichen Freigabe gemäß dem BDSG 66399,
Sicherheitsstufe 3 fachgerecht entsorgen.
Wir sichern Ihnen zu, dass Ihre Akten auch vor Abschluss der Digitalisierung für Sie erreichbar bleiben.
Ein Zugriff auf dringend benötigte Akten bleibt kurzfristig möglich.
Optimieren Sie Ihre Prozesse und ermöglichen Sie mehreren Mitarbeitern gleichzeitig den Zugriff auf wichtige Akten – Sie sparen Kosten, Zeit und Platz.
Sprechen Sie uns an – gerne sichten wir Ihr Archivgut und erstellen Ihnen ein Angebot für die Digitalisierung, Rücklieferung, Lagerung und/oder die Vernichtung.


*M-Disc:
Die Daten werden in eine Speicherschicht gebrannt, die unempfindlich gegen Licht, Temperatureinwirkung und Feuchtigkeit ist.
M-Disc ist der neue Standard in der digitalisierten Speicherung von Daten.
Die Lebensdauer einer M-Disc liegt laut Tests zur Branchennorm ISO/IEC 10995 bei mehreren hundert Jahren.
M-Discs lassen sich mit allen gängigen Laufwerken und DVD Playern lesen, die seit 2005 auf den Markt gekommen sind.
Preis laut Preisliste.




Leitfaden zur Digitalisierung von Akten

Warum sollte man Akten digitalisieren?
Durch getrennte Ablagesysteme von elektronischen- und Papierdokumenten stellt keines der Verzeichnisse den kompletten Sachverhalt dar.
Ein Bearbeitungsprozess kann nicht optimiert werden.
Die Papierakte kann nicht zeitgleich von mehreren Mitarbeitern oder mehreren Abteilungen genutzt werden.
Versehentlich falsch einsortierte Belege werden nur mit Mühe oder nicht mehr aufgefunden.
Langfristige Verfügbarkeit der Akten ist durch Überführung in Datenmanagementsysteme (DMS) gewährleistet.

Arten der Akten
Arbeitsakten werden ständig genutzt und befinden sich im laufenden Prozess wohingegen Bestandsakten regelmäßig aber nicht ständig genutzt werden.
Altakten werden selten bis nie genutzt, müssen jedoch aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin gelagert bleiben.
Kostenstruktur der Digitalisierung
Vorbereitung seitens Auftraggeber
Bevor die Akten digitalisiert werden sollten Sie fachlich „ausgedünnt“ werden – welche Dokumente werden längerfristig benötigt oder unterliegen
noch der gesetzlich Aufbewahrungsfrist und welche könnten bereits im Vorfeld entsorgt werden.
Transport/Abholung zum Scan-Dienstleister
Vorbereitung
Ausheften, Tacker-Klammern und Büroklammern entfernen, Glätten, Post it’s und Kleinbelege auf separaten Blättern zur genauen Lesbarkeit anbringen, usw.
Scannen / Digitalisieren
Papierformat DIN A4 bis DIN A3
Indexierung / Durchsuchbarkeit (OCR)
Qualitätssicherung
Automatischer Scan von Vorder- und Rückseite
Auf Wunsch Schwärzung der Lochung
Prüfung der Bildauflösung und Bildqualität
Automatische Prüfung der Formulare beim Scan auf Stärke (Fehleinzug ausgeschlossen) Datensicherung Datenträger (M-Disc im Standard, CD, DVD, USB-Stick,
Festplatte oder Übermittlung an Server, per E-Mail oder Bereitstellung in der MagentaCLOUD der Telekom (DIN ISO 27001)
Nachbereiten

Rücksortieren der Unterlagen in die Ordner oder Lose-Blatt-Ablage in Archiv-Sicherheitsboxen
Rücktransport an den Kunden oder Einlagerung beim Dienstleister und/oder Vernichtung der Unterlagen nach BDSG, DIN 66399, Sichheitsstufe 3
Entsorgungsbehälter
Wie viel Leichtigkeit für die Entsorgung passen
in einen 660-Liter-Container?
Mehr als manche denken.
660 Liter Volumen. Das entspricht über 4,7
durchschnittlich gefüllter Badewannen
(ohne Schaum und Ente, versteht sich).
Container sind wie Schweizer Messer:
Auf den ersten Blick sieht man ihnen nicht an,
wie nützlich sie tatsächlich sind.
Mit diesem 415-Liter-Container verschwinden
Dokumente entsprechend etwa 50 Aktenordnern.
Das gute Gefühl Erleichterung bleibt

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